alfresco ระบบ enterprise content management (ECM)

Alfresco เป็นระบบ enterprise content management (ECM) พัฒนาโดยทีมงานจาก Documentum ซึ่งมีประสบการณ์ด้านนี้กว่า 20 ปี ด้วยความเชื่อว่า ECM แบบโบราณที่ใช้กันอยู่นั้นทั้งแพงและซับซ้อนเกินไป 20% ของ information ในองค์กรเป็น data ที่จัดการด้วยระบบ database และ enterprise application ต่างๆ ส่วนอีก 80% เป็น content (ข้อมูลที่ปราศจากโครงสร้าง) จะเห็นว่า content มีปริมาณมากกว่า data มาก จึงต้องมีการจัดการอย่างเหมาะสม องค์กรมีวิธีจัดการ content อยู่ 3 แบบ

Alfresco เป็นระบบ enterprise content management (ECM) พัฒนาโดยทีมงานจาก Documentum ซึ่งมีประสบการณ์ด้านนี้กว่า 20 ปี ด้วยความเชื่อว่า ECM แบบโบราณที่ใช้กันอยู่นั้นทั้งแพงและซับซ้อนเกินไป 20% ของ information ในองค์กรเป็น data ที่จัดการด้วยระบบ database และ enterprise application ต่างๆ ส่วนอีก 80% เป็น content (ข้อมูลที่ปราศจากโครงสร้าง) จะเห็นว่า content มีปริมาณมากกว่า data มาก จึงต้องมีการจัดการอย่างเหมาะสม องค์กรมีวิธีจัดการ content อยู่ 3 แบบ

  1. ไม่จัดการเลย โดยการเก็บไว้ใน file server หรือ shared drive หรือแย่ที่สุดคือฮาร์ดดิสก์ของผู้ใช้แต่ละคน
  2. ใช้ ECM แบบโบราณซึ่งมีราคาแพง ทำให้ต้องจำกัดจำนวนผู้ใช้
  3. ใช้ Alfresco ซึ่งประหยัดและใช้ง่าย สามารถ rollout ให้ใช้งานทั้งองค์กรได้อย่างรวดเร็ว

องค์ประกอบของ Alfresco

Document Management (DM) จัดการไฟล์เอกสารใน work flow การทำงานปกติของ user
Share (collaboration) จัดการไฟล์เอกสารของโครงการ พร้อมเครื่องมือเพื่อทำงานร่วมกัน
Record Management (RM) จัดเก็บเอกสารสำคัญและรักษาไว้ภายในระยะเวลาตามนโยบายหรือกฎหมาย
Web Content Management (WCM) จัดการเนื้อหาที่นำเสนอในรูปเว็บไซต์

 

ฟีเจอร์ของ Alfresco และประโยชน์ต่อองค์กร

Features Benefits
สามารถเข้าถึงเหมือนเป็น Network Drive ใช้ง่าย ผู้ใช้ไม่ต้องเรียนรู้ใหม่
Version Control สามารถดึงเวอร์ชันเก่าๆ กลับมาได้ โดยไม่ต้องตั้งชื่อไฟล์ตามเวอร์ชันแล้วมีหลายๆ ไฟล์สำหรับเอกสารเดียวกันจนไม่รู้ว่าล่าสุดเป็นไฟล์ไหน
Access Control admin สามารถกำหนดได้อย่างง่ายดายว่าใครควรจะเห็นหรือแก้ไขข้อมูลได้แค่ไหน แม้ผู้ใช้ก็สามารถกำหนดสิทธิของไฟล์ของตัวเองเพื่อทำงานร่วมกับผู้อื่นได้
Rules and Actions ทำให้สามารถกำหนดการทำงานอัติโนมัติกับไฟล์ในแต่ละโฟลเดอร์ได้อย่างง่ายดาย เช่นเพื่อให้เป็นไปตาม policy
Workflow ใช้กำหนดเส้นทางเดินของไฟล์เอกสารในการทำงานของพนักงานแต่ละหน้าที่ เช่น คนหนึ่งเขียน แล้วส่งให้อีกคนหนึ่ง Review แล้วส่งให้อีกคนหนึ่ง Publish
Full-text Search ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อความภาษาอังกฤษภายในเอกสารที่อยู่ในระบบ รวมทั้งสามารถค้นหาแบบซับซ้อนในลักษณะเดียวกับ Google ได้
Thai Full-text Search ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อความภาษาไทยภายในเอกสารที่อยู่ในระบบได้แบบเดียวกับภาษาอังกฤษ
Record Management จัดเก็บเอกสารแต่ละประเภทอย่างเหมาะสมในระยะเวลาต่างๆ เพื่อให้เป็นไปตาม policy หรือกฎหมาย
Integrate with Active Directory or Zimbra Directory เพื่อให้ Alfresco ทำงานโดย authenticate ผู้ใช้จาก Active Directory หรือ Zimbra Directory

 

เหมาะสำหรับ

  • องค์กรที่เอกสารมีความสำคัญกับธุรกิจมาก มีเอกสารจำนวนมาก โดยอยู่ใน workflow ของฝ่ายต่างๆ หรือใน line of business
  • องค์กรที่ต้องการลดการใช้กระดาษ โดยการเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิคส์ตลอดทั้ง workflow
  • องค์กรที่ต้องควบคุมการจัดเก็บเอกสารให้เป็นไปตามระเบียบข้อบังคับในมาตรฐานเช่น ISO หรือตามกฎหมาย

บริการที่เกี่ยวข้อง

  • Alfresco by 4xtreme Implementation
  • Training
  • ติดต่อเราได้ที่ Tel: 053-122764 (Office) ,mobile: 089-4324600

เรียนรู้เพิ่มเติม

  1. ไม่จัดการเลย โดยการเก็บไว้ใน file server หรือ shared drive หรือแย่ที่สุดคือฮาร์ดดิสก์ของผู้ใช้แต่ละคน
  2. ใช้ ECM แบบโบราณซึ่งมีราคาแพง ทำให้ต้องจำกัดจำนวนผู้ใช้
  3. ใช้ Alfresco ซึ่งประหยัดและใช้ง่าย สามารถ rollout ให้ใช้งานทั้งองค์กรได้อย่างรวดเร็ว

องค์ประกอบของ Alfresco

Document Management (DM) จัดการไฟล์เอกสารใน work flow การทำงานปกติของ user
Share (collaboration) จัดการไฟล์เอกสารของโครงการ พร้อมเครื่องมือเพื่อทำงานร่วมกัน
Record Management (RM) จัดเก็บเอกสารสำคัญและรักษาไว้ภายในระยะเวลาตามนโยบายหรือกฎหมาย
Web Content Management (WCM) จัดการเนื้อหาที่นำเสนอในรูปเว็บไซต์

 

ฟีเจอร์ของ Alfresco และประโยชน์ต่อองค์กร

Features Benefits
สามารถเข้าถึงเหมือนเป็น Network Drive ใช้ง่าย ผู้ใช้ไม่ต้องเรียนรู้ใหม่
Version Control สามารถดึงเวอร์ชันเก่าๆ กลับมาได้ โดยไม่ต้องตั้งชื่อไฟล์ตามเวอร์ชันแล้วมีหลายๆ ไฟล์สำหรับเอกสารเดียวกันจนไม่รู้ว่าล่าสุดเป็นไฟล์ไหน
Access Control admin สามารถกำหนดได้อย่างง่ายดายว่าใครควรจะเห็นหรือแก้ไขข้อมูลได้แค่ไหน แม้ผู้ใช้ก็สามารถกำหนดสิทธิของไฟล์ของตัวเองเพื่อทำงานร่วมกับผู้อื่นได้
Rules and Actions ทำให้สามารถกำหนดการทำงานอัติโนมัติกับไฟล์ในแต่ละโฟลเดอร์ได้อย่างง่ายดาย เช่นเพื่อให้เป็นไปตาม policy
Workflow ใช้กำหนดเส้นทางเดินของไฟล์เอกสารในการทำงานของพนักงานแต่ละหน้าที่ เช่น คนหนึ่งเขียน แล้วส่งให้อีกคนหนึ่ง Review แล้วส่งให้อีกคนหนึ่ง Publish
Full-text Search ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อความภาษาอังกฤษภายในเอกสารที่อยู่ในระบบ รวมทั้งสามารถค้นหาแบบซับซ้อนในลักษณะเดียวกับ Google ได้
Thai Full-text Search ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อความภาษาไทยภายในเอกสารที่อยู่ในระบบได้แบบเดียวกับภาษาอังกฤษ
Record Management จัดเก็บเอกสารแต่ละประเภทอย่างเหมาะสมในระยะเวลาต่างๆ เพื่อให้เป็นไปตาม policy หรือกฎหมาย
Integrate with Active Directory or Zimbra Directory เพื่อให้ Alfresco ทำงานโดย authenticate ผู้ใช้จาก Active Directory หรือ Zimbra Directory

 

เหมาะสำหรับ

  • องค์กรที่เอกสารมีความสำคัญกับธุรกิจมาก มีเอกสารจำนวนมาก โดยอยู่ใน workflow ของฝ่ายต่างๆ หรือใน line of business
  • องค์กรที่ต้องการลดการใช้กระดาษ โดยการเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิคส์ตลอดทั้ง workflow
  • องค์กรที่ต้องควบคุมการจัดเก็บเอกสารให้เป็นไปตามระเบียบข้อบังคับในมาตรฐานเช่น ISO หรือตามกฎหมาย

บริการที่เกี่ยวข้อง

  • Alfresco by 4xtreme Implementation
  • ติดต่อเราได้ที่ mobile: 089-4324600

เรียนรู้เพิ่มเติม